Şantiye takip programı seçerken en çok özellik sunan ürünü değil, sahadaki gerçek bilgi akışını en kolay şekilde yöneten çözümü aramak gerekir. Günlük görev, fotoğraf, ekip, belge, malzeme ve ilerleme bilgileri farklı kanallarda kalıyorsa önce bu dağınıklığın hangi noktalarda zaman kaybettirdiği belirlenmelidir.
Sahada hangi bilgi gerçekten girilecek?
Ofiste güzel görünen uzun formlar sahada kullanılmayabilir. Çalışanların telefondan hangi bilgiyi birkaç dakikada girebileceği düşünülmelidir. Günlük ilerleme, fotoğraf, kısa not, görev durumu ve gerekli belge gibi alanlar kolay erişilebilir olmalıdır.
Proje ve şantiye ayrımı net olmalı
Bir işletme aynı anda birden fazla proje ve şantiye yönetiyorsa kayıtların karışmaması gerekir. Görevler, çalışanlar, fotoğraflar ve raporlar doğru proje altında tutulmalıdır. Yönetici istediğinde yalnızca belirli bir şantiyenin güncel durumunu görebilmelidir.
Görev ve sorumluluk görünür olmalı
Bir işin kime verildiği, ne zaman başlaması gerektiği ve tamamlanıp tamamlanmadığı açıkça görülmelidir. Sadece mesajlaşma grubuna yazılan görevler zaman içinde kaybolabilir. Programın amacı iletişimi çoğaltmak değil, sorumluluğu netleştirmektir.
Fotoğraf ve belge düzeni önemlidir
Saha fotoğrafları ve belgeler yalnızca galeriye yüklenmemeli; tarih, proje, görev veya ilgili iş kalemiyle bağlantılı tutulmalıdır. Böylece aylar sonra bir kaydın neden eklendiği anlaşılabilir.
Yönetici raporları gerçek ihtiyaca göre hazırlanmalı
Her sayıyı grafiğe çevirmek yerine tamamlanan işler, geciken görevler, günlük ilerleme veya ihtiyaç duyulan malzeme gibi karar vermeyi kolaylaştıran bilgiler öne çıkarılmalıdır.
Uygulama kapsamını görmek için inşaat şantiye takip yazılımı çözümünü inceleyebilirsiniz.