İşletmede her tekrarlanan görev otomasyona uygun değildir. Bu yazı, önce hangi işlemin ölçülmesi gerektiğini, küçük bir pilotun nasıl seçileceğini ve çalışanların kontrolünün nasıl korunacağını açıklar.
En can sıkıcı iş her zaman en doğru başlangıç değildir
Ekiplerin sevmediği bir görevi otomatikleştirmek caziptir; fakat süreç çok fazla istisna içeriyorsa proje uzar. İlk otomasyon adayı sık tekrarlanan, girdisi belli, sonucu doğrulanabilir ve hatası geri alınabilir bir iş olmalıdır. TSA Yazılım örneğin form kaydından sorumlu atama veya stok dosyası doğrulama gibi dar akışlarla başlamayı tercih eder.
Mevcut süreyi ve hatayı ölçün
Otomasyondan önce işlem kaç kez yapılıyor, kişi başına ne kadar sürüyor, hangi noktada hata oluşuyor ve hata ne kadara mal oluyor kaydedilmelidir. Ölçüm yoksa “çok zaman kazandırdı” iddiası doğrulanamaz. Pilot sonrasında aynı göstergeler karşılaştırılır. Tasarruf yalnızca dakika değil, geciken takip, tekrar iş ve müşteri bekleme süresiyle birlikte değerlendirilir.
İstisna ve manuel devam yolu
Her veri doğru gelmez, her bağlı hizmet kesintisiz çalışmaz ve her müşteri standart senaryoya uymaz. Otomasyon başarısız kaydı görünür kuyruğa almalı, sebebi açıklamalı ve yetkili kullanıcıya manuel düzeltme olanağı vermelidir. Aynı işlem tekrar işlendiğinde çift kayıt oluşmasını önleyen bir kontrol bulunmalıdır.
Küçük pilotu ölçeklendirmek
Pilot akış kararlı hâle geldiğinde bildirim, rapor ve diğer sistem bağlantıları eklenebilir. Birden fazla departmanı aynı anda değiştirmek yerine kullanıcı eğitimi ve geri bildirimle aşamalı geçiş yapılır. Otomasyonun sahibi, hata durumunda sorumlu kişi ve değişiklik yöntemi belirlenir. Böylece süreç bir geliştiricinin bildiği gizli komutlar dizisi olmaktan çıkar, işletmenin yönetebildiği bir sisteme dönüşür.